Analiza potrzeb szkoleniowych a-Z
Precyzyjna analiza potrzeb szkoleniowych umożliwia skuteczną modernizację procesów, które bezpośrednio przekładają się na oszczędności związane z outsourcingiem, wyższy poziom sprzedaży, lepszą pozycję w Google, skuteczną kontrolę działań marketingowych, efektywną promocję i wiele innych konkretnych korzyści biznesowych. Z drugiej strony brak know-how i procedur w dziedzinie analizy potrzeb szkoleniowych skutkuje nie trafionymi inwestycjami oraz brakiem pożądanych efektów.
Analiza potrzeb - szkolenie - efekty
Rozwój biznesowy, albo stagnacja
Kto nie idzie do przodu, ten się cofa, firmy i instytucje, które nie inwestują w rozwój oraz umiejętności swoich pracowników skazane są na porażkę. Mechanizmy rynkowe wymuszają zarówno na firmach, jak i na instytucjach publicznych konieczność systematycznej optymalizacji codziennej pracy oraz samowystarczalność biznesową. Konkretne umiejętności i specjalistyczna wiedza specjalistów i kadry managerskiej to podstawy warunek funkcjonowania w przestrzeni biznesowej. Wszyscy to wiemy i zgadzamy się co, do zasady. Nie mniej jednak plany modernizacji biznesowej firmy/instytucji oraz rozwoju osobistego pracowników wymagają zaawansowanych analiz potrzeb szkoleniowych.
Cele analizy potrzeb szkoleniowych
Precyzyjna identyfikacja potrzeb i pożądane efekty szkoleń
Zasadniczy celem analizy potrzeb szkoleniowych jest zdobycie konkretnych informacji umożliwiających świadomy wybór szkoleń, które przełożą się na konkretne efekty biznesowe. Ponadto badanie potrzeb szkoleniowych pozwoli wybrać lub opracować optymalne programy szkoleń sprofilowane do realnych potrzeb firmy/instytucji oraz samych pracowników. Co więcej, dokładna analiza pomoże odpowiedzieć na pytanie, jaka forma szkolenia, jakie ćwiczenia oraz jakie materiały szkoleniowe zapewnią opłacalność inwestycji oraz pożądane korzyści.
Badanie potrzeb szkoleniowych
Jak określić potrzeby szkoleniowe?
Prawidłowa analiza potrzeb szkoleniowych polega na rzetelnej identyfikacji negatywnych i pozytywnych procesów w funkcjonowaniu firmy/instytucji, które pośrednio lub bezpośrednio wpływają na rozwój biznesowy, oraz wskaźniki sprzedaży/pozycji na rynku/stopień satysfakcji klienta, itp.
Zaawansowane badanie potrzeb szkoleniowych obejmuje:
- kompleksową ocenę know-how firmy lub instytucji,
- diagnostykę przyczyn hamujących/uniemożliwiających rozwój,
- diagnostykę przyczyn niezadowolenia klientów oraz weryfikację ich oczekiwań,
- pomiar efektywności pracy (zadanie - czas realizacji i przeznaczone środki - efekt)
- wieloaspektowy pomiar "twardych" wyników w ujęciu porównawczym (np. rok temu przychód był na poziomie x, a w tym roku jest na poziomie x - 4%, po mimo stabilnej koniunktury na rynku, rok temu na outsourcing wydaliśmy y, a w tym roku już y + 15%, po mimo, że ceny usług firm zewnętrznych utrzymały się na tym samym poziomie),
- ustaleniu deficytu konkretnych umiejętności pracowników na wszystkich szczeblach,
- zapoznaniu się z indywidualnymi sugestiami pracowników,
- precyzyjne określeniu kierunku rozwoju.
Metody analizy potrzeb szkoleniowych
Jak i kiedy przeprowadzić badanie potrzeb szkoleniowych?
Zanim przedstawimy konkretne metody analizy potrzeb szkoleniowych, warto wspomnieć, że istotny jest także wybór terminu badania oraz jego zasięg. Istnieją trzy warianty. Pierwszy polega na analizie potrzeb szkoleniowych w momencie regresu firmy/instytucji (aby odwrócić niekorzystne tendencje), drugi w okresie stabilizacji (aby zapewnić dynamiczny rozwój), a trzeci hossy (aby utrzymać i wzmocnić korzystne tendencje). W każdym przypadku badanie potrzeb jest uzasadnione, ale ma inne priorytety wynikające ze statusu biznesowego.
Metody:
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu doświadczenie kardy managerskiej
Metoda polega na wskazaniu przez kadrę managerską szans i zagrożeń związanych z rozwojem firmy/instytucji w kontekście sytuacji na rynku oraz przeanalizowanych wskaźników efektywności/wydatków/satysfakcji klientów.
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o konsultacje osobiste i grupy fokusowe
Metoda polega na indywidualnych konsultacjach z pracownikami, które pozwalają zdefiniować konkretne problemy oraz zlokalizować deficyty umiejętności i wiedzy, które hamują rozwój biznesowy. Co więcej konsultacje pomagają tworzyć program szkoleniowy odpowiadającym realnym potrzebom firmy/instytucji i samych pracowników. Warto zwrócić uwagę, że zarówno specjaliści, jak i managerowie nie potrafią obiektywnie ocenić swoich kompetencji, ani powiązać ich z ogólną strategię rozwoju. Co więcej, rozmowy o szkoleniach traktują często jako zagrożenie lub atak. W związku z tym warto prowadzić konsultacje lub organizować grupy fokusowe, niż zdawać się na propozycje szkoleń wybranych na zasadzie "może to mi się przyda...".
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o wskaźniki oraz oceny okresowe
Większość firm i instytucji publicznych funkcjonuje na zasadzie planów zadaniowych uwzględniających określone koszty, czas realizacji oraz pożądane efekty. System umożliwia szybka weryfikację założeń oraz identyfikację mankamentów. Konkretne liczby oraz oceny okresowe pracowników to idealny materiał analityczny wskazujący konkretne potrzeby szkoleniowe. Warto pamiętać, aby archiwizować materiały, ponieważ w przyszłości dostarczą cennych informacji, czy szkolenie przynosi spodziewane rezultaty.
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o ankiety
Metoda polega na anonimowym wypełnianiu ankiet dotyczących konkretnych problemów hamujących rozwój osobisty oraz skuteczne funkcjonowanie firmy/instytucji. Jej zaletą jest fakt, że pracownik pozostając anonimowy chętniej przyznaje się do braku umiejętności lub deficytów specjalistycznej wiedzy w konkretnej dziedzinie. Wadą metody natomiast jest poznanie opinii, a nie faktów, które mogą nie mieć zasadniczego wpływu na poprawę efektywności pracy.
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o obserwacje stanowiskowe
Metoda polega na wnikliwej obserwacji oraz analizie specyfiki pracy w "naturalnych" warunkach biznesowych. Konsultant wewnętrzny lub trener bierze udział w pracy konkretnego działu przyglądając się obsłudze klienta, działaniom operacyjnym lub technikom sprzedaży. Zebrane informacje pozwalają precyzyjnie określić możliwości pracowników oraz ich realne potrzeby szkoleniowe. Obserwacja pracy "na żywo" to najlepszy materiał analityczny, w oparciu o który powstają optymalne programy szkoleniowe.
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o techniki tajemniczego klienta
Metoda polega na wcieleniu się w potencjalnego klienta firmy lub interesanta instytucji publicznej (np. urzędu gminy lub urzędu skarbowego) w celu zdefiniowania prawdziwych standardów obsługi, wiedzy oraz zaangażowania pracowników. Niewątpliwą zaletą tej metody jest testowanie standardów w realnych warunkach biznesowych, ponieważ pracownik nie wie, że jego kompetencje poddawane są wnikliwej analizie. Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o techniki Mystery Client (shopper) umożliwia ponadto weryfikację relacji z tzw. trudnym lub szczególnie wymagającym klientem/interesantem.
Analiza potrzeb szkoleniowych w oparciu o badanie poziomu satysfakcji klienta/interesanta
Metoda polega na ankietowaniu lub rozmowach bezpośrednich z klientami firmy lub interesantami instytucji publicznych. Badanie pozwala szybko definiować deficyty profesjonalizmu i wiedzy w konkretnych obszarach. Co więcej analiza pozwala ocenić rzeczywiste efekty pracy, silne oraz słabe standardów obsługi, serwisu, wsparcia, polityki informacyjnej i marketingu, a przy okazji jakość produktów lub świadczonych usług.
Analiza potrzeb szkoleniowych firm i instytucji publicznych
Skuteczna optymalizacja procesów biznesowych
Profesjonalna analiza potrzeb szkoleniowych umożliwia:
- <dokonać wyboru najlepszego terminu szkolenia,
- poznać rzeczywistą kondycję biznesową firmy/instytucji,
- konkretyzować cele biznesowe,
- zweryfikować kompetencje zawodowe, możliwości oraz prawdziwe potrzeby szkoleniowe pracowników,
- wybrać odpowiednią firmę i program szkoleniowy oraz zasugerować jego konkretne modyfikacje,
- efektywnie wykorzystać czas szkolenia, ponieważ Uczestnicy będą zdobywać wiedzę oraz umiejętności, których naprawdę potrzebują,
- zapewnić solidne podstawy do rozwoju fimy/instytucji w obszarach objętych analizą.
Jeśli interesuje Cię skuteczna optymalizacja pracy jednostek administracji publicznej dowiedz się czym jest Model CAF
